Agence réceptive en station, des Alpes du Sud à la Haute-Savoie, depuis 2013

Groupe LSG

Combien de temps s'y prendre

La vraie contrainte n'est pas la neige, c'est l'hébergement. Voici le calendrier que nous suivons avec nos clients, et ce qui reste jouable quand on s'y prend tard.

Le calendrier d'une saison

Les hôtels de station ouvrent leurs disponibilités groupe au printemps pour l'hiver suivant. Les entreprises, elles, se décident plutôt à l'automne. Entre les deux, il y a une fenêtre confortable.

  • Au printemps, pour l'hiver suivantLa position la plus confortable. Vous avez le choix de la station, de l'hôtel et des dates, et nous pouvons bloquer des options sans pression.
  • À la rentrée de septembreC'est le moment où la plupart de nos clients lancent leur projet. Tout est encore ouvert, y compris les semaines les plus demandées, à condition de se décider en quelques semaines.
  • En octobre et novembreLargement jouable pour janvier, mars et avril. Nous travaillons alors sur deux ou trois stations en parallèle pour garder de la marge si un hôtel se remplit.
  • Après l'ouverture des stationsPossible, et nous le faisons chaque saison. Le programme se construit autour de ce qui est réellement disponible, et c'est souvent l'occasion d'une belle station à laquelle vous n'auriez pas pensé.

Ce qui se réserve en premier

Tout ne se bloque pas en même temps, et c'est ce qui permet d'avancer même quand votre liste de participants n'est pas arrêtée.

  • D'abord l'hébergementC'est la seule chose vraiment rare. Dès que la station et les dates sont arrêtées, nous posons une option sur les chambres, avant tout le reste.
  • Ensuite la salle et la soirée forteUne salle de réunion équipée et un chalet d'altitude privatisé se réservent également tôt, surtout pour un groupe nombreux.
  • Puis les transfertsLes autocars se calent une fois l'effectif à peu près connu. Les trains, eux, s'ouvrent quelques mois avant le départ.
  • Les activités en dernierLes moniteurs, le biathlon, les chiens de traîneau ou la descente aux flambeaux se calent dans les semaines qui précèdent. C'est aussi ce qui s'ajuste le plus facilement.
  • Les détails sur la finRépartition des chambres, régimes alimentaires, niveaux de ski : nous les collectons dans le dernier mois, et nous les transmettons nous-mêmes aux prestataires concernés.

Et si l'effectif n'est pas arrêté

C'est la situation la plus courante, et elle n'empêche pas de réserver. Nous travaillons sur un effectif de référence, nous bloquons sur cette base, et nous ajustons ensuite.

Les contrats que nous négocions prévoient une marge de variation, et nous vous disons dès le devis jusqu'à quelle date les ajustements sont sans conséquence. C'est une information que nous donnons avant la signature, pas après.

Comment ça se passe de notre côté

Au premier appel, nous cherchons à comprendre trois choses : l'effectif, la période, et ce que vous voulez que le groupe en retienne. C'est la troisième qui oriente vraiment la proposition.

Nous revenons ensuite avec deux ou trois stations, un programme jour par jour et un forfait par personne. Vous choisissez, nous affinons, et nous bloquons.

Un même chef de projet suit le dossier du premier échange jusqu'au dernier départ. C'est lui que vous avez au téléphone pendant le séjour.

Parlons de votre séminaire

Dites-nous l'effectif, la période et ce que vous voulez que le groupe en retienne. Nous revenons vers vous avec deux ou trois stations et un programme chiffré.

Le téléphone reste le plus simple : 04 86 18 37 37, en semaine.

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